Członkowie zarządu spółek kapitałowych mogą ponosić osobistą odpowiedzialność za zaległości podatkowe spółki. Oznacza to, że w określonych sytuacjach problem z rozliczeniami podatkowymi spółki może przestać być wyłącznie problemem samej spółki i przełożyć się bezpośrednio na
prywatny majątek członka zarządu.
Szczególne znaczenie mają w tym zakresie dwa wyroki Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 2025 r. – w sprawach Adjak (C-277/24) oraz Genzyński (C-278/24). Orzeczenia te doprowadziły do konieczności zmiany dotychczasowego sposobu wykładni art. 116 Ordynacji podatkowej.
Minister Finansów i Gospodarki w interpretacji ogólnej z 29 sierpnia 2025 r. wyjaśnił, w jaki sposób organy podatkowe powinny stosować art. 116 Ordynacji podatkowej po uwzględnieniu stanowiska TSUE. Interpretacja dotyczy przede wszystkim trzech kwestii: prawa członka zarządu do
kwestionowania ustaleń dotyczących zaległości podatkowej spółki, dostępu do akt postępowania prowadzonego wobec spółki oraz możliwości wykazania braku winy w niezłożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości.
Spis treści:
- Na czym polega odpowiedzialność członka zarządu za podatki spółki?
- Kiedy członek zarządu może odpowiadać własnym majątkiem?
- Wyroki TSUE zmieniają zasady obrony członka zarządu
- Członek zarządu może kwestionować zaległość podatkową spółki
- Decyzja podatkowa wydana wobec spółki nie przesądza automatycznie o odpowiedzialności
członka zarządu - Dostęp do akt postępowania podatkowego spółki
- Brak winy członka zarządu – co trzeba wykazać?
- Sam fakt, że spółka miała jednego wierzyciela, nie wystarczy
- Dlaczego moment złożenia wniosku o upadłość ma tak duże znaczenie?
- Co powinni zrobić członkowie zarządu?
- Podsumowanie
- Kancelaria Prawa Spółek – ochrona członków zarządu
- FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Na czym polega odpowiedzialność członka zarządu za podatki spółki?
Art. 116 Ordynacji podatkowej przewiduje możliwość pociągnięcia członków zarządu spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej oraz spółki akcyjnej do odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki.Co istotne, odpowiedzialność ta może obejmować cały majątek członka zarządu. Nie jest więc ograniczona do wynagrodzenia otrzymywanego przez członka zarządu ze spółki czy do majątku związanego z prowadzoną działalnością.
Podstawową przesłanką jest bezskuteczność egzekucji z majątku spółki. Jeżeli egzekucja okaże się w całości albo w części bezskuteczna, odpowiedzialność może zostać skierowana przeciwko członkowi zarządu, który pełnił funkcję w odpowiednim okresie.
Odpowiedzialność obejmuje co do zasady zaległości podatkowe wynikające ze zobowiązań, których termin płatności upływał w czasie pełnienia funkcji członka zarządu.
Nie oznacza to jednak, że każdy członek zarządu automatycznie odpowiada za każdy podatek, którego spółka nie zapłaciła.
Ordynacja podatkowa przewiduje bowiem mechanizmy pozwalające członkowi zarządu uwolnić się od odpowiedzialności.
Kiedy członek zarządu może odpowiadać własnym majątkiem?
Odpowiedzialność członka zarządu jest związana przede wszystkim z bezskutecznością egzekucji wobec spółki oraz brakiem wykazania jednej z okoliczności pozwalających na uwolnienie się od odpowiedzialności.
Członek zarządu może w szczególności wykazać, że:
- we właściwym czasie został zgłoszony wniosek o ogłoszenie upadłości,
- we właściwym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ,
- niezłożenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy,
- istnieje majątek spółki, z którego egzekucja pozwoli na zaspokojenie zaległości podatkowych w znacznej części.
Odpowiedzialność nie powstaje przy tym automatycznie. Odpowiedzialność członka zarządu za zaległości podatkowe spółki jest stwierdzana przez organ podatkowy w drodze decyzji.
To właśnie postępowanie dotyczące tej decyzji ma kluczowe znaczenie dla możliwości obrony członka zarządu.
Wyroki TSUE zmieniają zasady obrony członka zarządu
W 2025 r. TSUE wydał dwa istotne wyroki dotyczące odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe spółek.
Pierwszy z nich – Adjak, C-277/24 – dotyczył przede wszystkim możliwości zakwestionowania przez członka zarządu ustaleń dotyczących istnienia i wysokości zaległości podatkowej spółki.
Drugi – Genzyński, C-278/24 – odnosił się między innymi do możliwości uwolnienia członka zarządu od odpowiedzialności poprzez wykazanie, że niezłożenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy.
TSUE nie zakwestionował samego mechanizmu odpowiedzialności członków zarządu. Uznał natomiast, że mechanizm ten musi być stosowany z poszanowaniem prawa do obrony i zasad wynikających z prawa Unii Europejskiej.
Minister Finansów i Gospodarki wskazał następnie, że wynikająca z wyroków TSUE wykładnia powinna być stosowana do art. 116 Ordynacji podatkowej niezależnie od rodzaju podatku, którego dotyczy zaległość.
To bardzo ważne. Nie chodzi więc wyłącznie o zaległości z tytułu VAT.
Członek zarządu może kwestionować zaległość podatkową spółki
Jedną z najważniejszych zmian jest potwierdzenie prawa członka zarządu do kwestionowania ustaleń organu podatkowego dotyczących istnienia oraz wysokości zaległości podatkowej spółki.
Członek zarządu nie musi więc bezwarunkowo zaakceptować stanowiska organu tylko dlatego, że zostało ono wcześniej przedstawione w postępowaniu prowadzonym wobec spółki.
W postępowaniu dotyczącym jego osobistej odpowiedzialności powinien mieć możliwość przedstawienia zarzutów dotyczących ustaleń faktycznych oraz kwalifikacji prawnej, na których organ opiera jego odpowiedzialność.
Nie oznacza to jednak, że członek zarządu może po prostu „otworzyć od nowa” całe postępowanie podatkowe spółki.
Zakres jego prawa do obrony zależy między innymi od tego, czy wcześniej miał rzeczywistą możliwość zakwestionowania konkretnych ustaleń.
Jeżeli członek zarządu pełnił funkcję w czasie postępowania podatkowego prowadzonego wobec spółki i miał faktyczną możliwość podniesienia określonych zarzutów, organ może uwzględniać tę okoliczność przy określaniu zakresu jego późniejszej obrony.Jeżeli natomiast wcześniej nie miał takiej możliwości, powinien mieć możliwość przedstawienia odpowiednich zarzutów w postępowaniu dotyczącym jego odpowiedzialności.
Decyzja podatkowa wydana wobec spółki nie przesądza automatycznie o odpowiedzialności członka zarządu
To jedna z najważniejszych praktycznych kwestii wynikających z interpretacji.
Decyzja określająca wysokość zobowiązania podatkowego spółki nie jest automatycznie wiążąca w postępowaniu dotyczącym odpowiedzialności członka zarządu.
Dlaczego? Ponieważ zobowiązanie podatkowe spółki i zobowiązanie członka zarządu są – z prawnego punktu widzenia – odrębnymi zobowiązaniami.
Minister Finansów i Gospodarki wyraźnie wskazał, że członek zarządu nie „przejmuje” długu spółki. Jego odpowiedzialność powstaje na podstawie odrębnej, konstytutywnej decyzji organu podatkowego.
Oznacza to, że decyzja wydana wobec spółki może być wykorzystana jako dowód w postępowaniu dotyczącym członka zarządu, ale nie może automatycznie zamknąć mu drogi do przedstawienia przeciwdowodu.
Organ podatkowy powinien zatem przeprowadzić postępowanie dowodowe również w sprawie odpowiedzialności członka zarządu.
W praktyce może to mieć ogromne znaczenie.
Jeżeli bowiem wysokość zaległości podatkowej albo jej istnienie stanowi jeden z elementów podstawy odpowiedzialności członka zarządu, członek zarządu powinien mieć możliwość wykazania, że ustalenia te są nieprawidłowe.
Dostęp do akt postępowania podatkowego spółki
Prawo do kwestionowania ustaleń organu podatkowego byłoby w praktyce iluzoryczne, gdyby członek zarządu nie miał dostępu do materiałów, na podstawie których te ustalenia zostały dokonane. Dlatego interpretacja ogólna potwierdza również prawo członka zarządu do dostępu do akt postępowania podatkowego prowadzonego wobec spółki – w zakresie niezbędnym do realizacji jego prawa do obrony.
Nie jest to jednak dostęp nieograniczony.
Członek zarządu nie staje się przez to stroną postępowania prowadzonego wobec spółki. Dostęp może zostać ograniczony między innymi ze względu na prawa spółki lub osób trzecich, w tym tajemnicę przedsiębiorstwa.
Zakres udostępnianych akt powinien być związany z możliwością zakwestionowania ustaleń faktycznych i prawnych, które mają znaczenie dla odpowiedzialności członka zarządu.
Co istotne, interpretacja wskazuje również, że udostępnienie takich akt po wszczęciu postępowania dotyczącego odpowiedzialności członka zarządu nie narusza tajemnicy skarbowej, jeżeli jest konieczne dla zapewnienia prawa do obrony.
Brak winy członka zarządu – co trzeba wykazać?
Drugim kluczowym zagadnieniem jest możliwość uwolnienia się od odpowiedzialności poprzez wykazanie braku winy w niezłożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości.
W tym zakresie wyrok TSUE w sprawie Genzyński oraz interpretacja ogólna podkreślają, że odpowiedzialność z art. 116 Ordynacji podatkowej nie ma charakteru odpowiedzialności na zasadzie ryzyka.
Jednocześnie przepisy opierają się na określonym domniemaniu winy członka zarządu związanym z charakterem pełnionej przez niego funkcji. Członek zarządu jest osobą kierującą sprawami spółki, dlatego powinien sprawować kontrolę nad jej sytuacją.
Nie oznacza to jednak, że członek zarządu odpowiada zawsze i niezależnie od okoliczności.
Może on wykazywać, że dochował wymaganej staranności, a mimo tego wystąpiły obiektywne przeszkody uniemożliwiające prawidłowe wykonanie obowiązków.
W praktyce szczególnie istotne będzie więc to, jak członek zarządu wykonywał swoje obowiązki i jakie działania podejmował po uzyskaniu informacji o pogarszającej się sytuacji finansowej spółki.
Sama funkcja członka zarządu nie powinna być traktowana jako wystarczający dowód zawinionego działania lub zaniechania.
Sam fakt, że spółka miała jednego wierzyciela, nie wystarczy
Interpretacja ogólna porusza również bardzo praktyczny problem dotyczący sytuacji, w której spółka posiada tylko jednego wierzyciela.
Samo istnienie jednego wierzyciela nie oznacza, że członek zarządu może zrezygnować ze złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli zostały spełnione pozostałe przesłanki uzasadniające jego złożenie.
Minister Finansów i Gospodarki wskazuje, że członek zarządu powinien złożyć wniosek również wtedy, gdy spółka ma tylko jednego wierzyciela, jeżeli spełnia inne przesłanki ogłoszenia upadłości.
Nie można zatem przyjmować prostego założenia: „Jest tylko jeden wierzyciel, więc nie ma potrzeby składania wniosku o upadłość”. Taka argumentacja może okazać się niewystarczająca.
Jednocześnie liczba wierzycieli nie przesądza sama w sobie o winie członka zarządu. Ocena powinna uwzględniać wszystkie okoliczności konkretnej sprawy.
Dlaczego moment złożenia wniosku o upadłość ma tak duże znaczenie?
Szczególnie istotny jest termin złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości. Interpretacja wyraźnie podkreśla, że dla uwolnienia się od odpowiedzialności nie jest wystarczające samo późniejsze złożenie wniosku.
Znaczenie ma to, czy został on złożony we właściwym czasie. Co więcej, skuteczność samego wniosku nie jest tym samym co jego terminowość.
Minister wskazuje, że samo złożenie wniosku może stanowić przesłankę uwolnienia od odpowiedzialności nawet wtedy, gdy postępowanie upadłościowe ostatecznie nie zostanie skutecznie wszczęte. Nie oznacza to jednak, że termin złożenia wniosku przestaje mieć znaczenie. Przeciwnie – spóźniony wniosek co do zasady nie pozwala skorzystać z tej przesłanki uwolnienia od odpowiedzialności.
To pokazuje, jak ważne jest bieżące monitorowanie sytuacji finansowej spółki.Nie wystarczy reagować dopiero wtedy, gdy spółka utraciła zdolność do regulowania zobowiązań przez dłuższy czas.
Członek zarządu powinien mieć możliwość wykazania, że odpowiednio wcześnie analizował sytuację spółki i podejmował działania adekwatne do pojawiających się problemów.
Co powinni zrobić członkowie zarządu?
Wyroki TSUE i interpretacja ogólna nie oznaczają, że członkowie zarządu mogą przestać obawiać się odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki. Wręcz przeciwnie.
Najważniejszy wniosek praktyczny jest taki, że członek zarządu powinien aktywnie dokumentować sposób wykonywania swoich obowiązków. W szczególności warto zadbać o:
1. Bieżące monitorowanie zobowiązań podatkowych
Członek zarządu powinien posiadać wiedzę o istotnych zaległościach podatkowych spółki oraz o działaniach podejmowanych w celu ich uregulowania.
2. Dokumentowanie decyzji zarządu
Jeżeli spółka znajduje się w trudnej sytuacji finansowej, istotne decyzje dotyczące jej dalszego funkcjonowania powinny być odpowiednio dokumentowane.
3. Analizę sytuacji finansowej spółki
Nie należy czekać do momentu, w którym problemy finansowe staną się oczywiste dla wszystkich.
Wczesna analiza może mieć znaczenie zarówno dla samego zarządzania spółką, jak i późniejszej oceny dochowania należytej staranności.
4. Reagowanie na przesłanki niewypłacalności
Jeżeli sytuacja spółki może prowadzić do obowiązku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości, konieczna jest szybka analiza prawna i finansowa.
5. Zachowanie dokumentacji Korespondencja z księgowością, doradcami, audytorami, bankami czy wierzycielami może w przyszłości mieć znaczenie dla wykazania, jakie informacje posiadał członek zarządu i jakie działania podejmował.
6. Analizę odpowiedzialności przy zmianie zarządu
Istotne jest również dokładne ustalenie, w jakim okresie dana osoba pełniła funkcję członka zarządu. Art. 116 wiąże bowiem odpowiedzialność z zobowiązaniami, których termin płatności przypadał w okresie pełnienia funkcji.
Co zmienia interpretacja Ministerstwa Finansów?
Interpretacja ogólna z 29 sierpnia 2025 r. jest istotna przede wszystkim dlatego, że porządkuje sposób stosowania art. 116 Ordynacji podatkowej po wyrokach TSUE.
Nie eliminuje odpowiedzialności członków zarządu za podatki spółki.
Zmienia natomiast istotny element praktyki postępowań dotyczących tej odpowiedzialności.
Członek zarządu nie może być traktowany wyłącznie jako osoba, która ma zaakceptować ustalenia dokonane wcześniej wobec spółki.
Jeżeli organ podatkowy chce przypisać mu osobistą odpowiedzialność, musi zapewnić mu realną możliwość obrony – w tym możliwość kwestionowania istotnych ustaleń faktycznych i prawnych oraz, w odpowiednim zakresie, dostęp do akt postępowania prowadzonego wobec spółki.
Jednocześnie członek zarządu nie może traktować postępowania jako okazji do automatycznego ponownego przeprowadzenia całego postępowania podatkowego spółki. Zakres jego obrony powinien pozostawać związany z podstawą przypisywanej mu odpowiedzialności.
Podsumowanie
Odpowiedzialność członka zarządu za zaległości podatkowe spółki jest jednym z najpoważniejszych ryzyk związanych z pełnieniem funkcji w zarządzie.
Problem jest szczególnie istotny w przypadku spółek, które mają zaległości podatkowe, problemy z płynnością finansową albo wobec których organy podatkowe prowadzą postępowania.Wyroki TSUE w sprawach Adjak i Genzyński oraz interpretacja ogólna Ministra Finansów i Gospodarki z 29 sierpnia 2025 r. wzmacniają procesowe gwarancje członka zarządu.
Najważniejsze zasady można sprowadzić do kilku punktów:
- członek zarządu może w odpowiednim zakresie kwestionować ustalenia dotyczące istnienia i wysokości zaległości podatkowej spółki;
- decyzja podatkowa wydana wobec spółki nie przesądza automatycznie o odpowiedzialności członka zarządu;
- członek zarządu może mieć dostęp do akt postępowania podatkowego prowadzonego wobec spółki w zakresie niezbędnym do realizacji jego prawa do obrony;
- członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności, wykazując brak winy w niezłożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości;
- kluczowe znaczenie ma termin podjęcia działań dotyczących niewypłacalności spółki;
- sama liczba wierzycieli nie przesądza o odpowiedzialności członka zarządu ani o jej braku.
Najważniejsze jest jednak to, aby nie czekać z analizą odpowiedzialności do momentu wszczęcia postępowania wobec członka zarządu.
W przypadku problemów finansowych spółki działania podejmowane przed powstaniem zaległości lub przed wystąpieniem przesłanek niewypłacalności mogą mieć później kluczowe znaczenie dla oceny sytuacji członka zarządu.
Kancelaria Prawa Spółek – ochrona członków zarządu
Odpowiedzialność członka zarządu za zaległości podatkowe spółki wymaga każdorazowo analizy konkretnego stanu faktycznego.
Znaczenie ma nie tylko wysokość zaległości, ale również okres pełnienia funkcji, sytuacja finansowa spółki, moment powstania niewypłacalności, działania podejmowane przez zarząd oraz sposób prowadzenia postępowań podatkowych.
Kancelaria Prawa Spółek wspiera członków zarządu oraz wspólników spółek w analizie ryzyka osobistej odpowiedzialności za zobowiązania spółki, w tym weryfikacji przesłanek odpowiedzialności z art. 116 Ordynacji podatkowej.
Pomagamy również w analizie postępowań podatkowych, ocenie możliwości obrony członka zarządu oraz przygotowaniu argumentacji i materiału dowodowego niezbędnego do wykazania braku podstaw do przypisania osobistej odpowiedzialności. Jeżeli spółka zaczyna mieć problemy z regulowaniem podatków, nie warto czekać do momentu, w którym organ podatkowy rozpocznie postępowanie przeciwko członkowi zarządu.
Odpowiednio wczesna analiza sytuacji może mieć kluczowe znaczenie dla ochrony prywatnego majątku członka zarządu.
FAQ – odpowiedzialność członka zarządu za podatki spółki
Czy członek zarządu odpowiada za długi podatkowe spółki własnym majątkiem?
Tak, w określonych przypadkach art. 116 Ordynacji podatkowej przewiduje odpowiedzialność członka zarządu całym jego majątkiem za zaległości podatkowe spółki. Odpowiedzialność ta nie powstaje jednak automatycznie i może zostać wyłączona w przypadkach wskazanych w przepisach.
Czy członek zarządu może zakwestionować podatek ustalony spółce?
Tak. Po wyroku TSUE w sprawie Adjak członek zarządu powinien mieć możliwość kwestionowania ustaleń faktycznych i kwalifikacji prawnych, które stanowią podstawę jego odpowiedzialności.
Czy członek zarządu może zaskarżyć decyzję podatkową wydaną wobec spółki?
Nie staje się on przez to stroną postępowania podatkowego prowadzonego wobec spółki. Jego uprawnienie polega przede wszystkim na możliwości kwestionowania ustaleń faktycznych i kwalifikacji prawnych wykorzystanych jako podstawa jego odpowiedzialności w odrębnym postępowaniu.
Czy decyzja podatkowa wobec spółki automatycznie przesądza o odpowiedzialności członka zarządu?
Nie. Decyzja skierowana do spółki może stanowić dowód w postępowaniu dotyczącym członka zarządu, ale organ powinien dopuścić możliwość przedstawienia przeciwdowodu.
Czy członek zarządu ma prawo wglądu w akta podatkowe spółki?
Tak, jeżeli jest to niezbędne do realizacji jego prawa do obrony. Dostęp nie ma jednak charakteru nieograniczonego i może być ograniczony m.in. ze względu na prawa spółki oraz osób trzecich.
Czy jeden wierzyciel oznacza, że nie trzeba składać wniosku o upadłość?
Nie. Sam fakt, że spółka ma jednego wierzyciela, nie wyłącza obowiązku złożenia wniosku, jeżeli spełnione są pozostałe przesłanki ogłoszenia upadłości.
Czy spóźnione złożenie wniosku o upadłość może uwolnić członka zarządu od odpowiedzialności?
Co do zasady nie. Istotne jest nie tylko samo złożenie wniosku, ale również jego złożenie we właściwym czasie.
Czy odpowiedzialność członka zarządu dotyczy tylko podatku VAT?
Nie. Interpretacja ogólna wskazuje, że wynikająca z wyroków TSUE wykładnia art. 116 Ordynacji podatkowej powinna być stosowana niezależnie od tego, jakiego podatku dotyczy zaległość spółki.
